TCOD ( Türk Cumhuriyetleri Oftalmoloji Derneği )
BİLİMSEL TOPLANTILAR YÖNERGESİ
Madde 1: Bu Yönerge
1.a. Türk Cumhuriyetleri Oftalmoloji Derneği’nin (TCOD) bağımsız Türk Cumhuriyetlerinde, Azerbaycan, Kazakistan, Kırgızistan, Kuzey Kıbrıs, Özbekistan, Türkiye, Türkmenistan’da düzenlenecek müstakil TCOD uluslararası bilimsel toplantıları ile, bu ülkelerin ulusal veya uluslararası Oftalmoloji Bilimsel Toplantılarına entegre olarak düzenlenecek Satellit TCOD Bilimsel Oturumlarında uyulması gereken kurallar için düzenlenmiştir.
1.b. Başkortostan Federe Türk Cumhuriyeti ve diğer Federe Türk Cumhuriyetlerinde düzenlenecek TCOD uluslararası müstakil bilimsel toplantıları ile bu ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantılarına entegre olarak düzenlenecek Satellit TCOD Bilimsel Oturumlarında uyulması gereken kurallar için düzenlenmiştir.
TCOD’un MÜSTAKİL BİLİMSEL ETKİNLİKLERİ
Madde 2: Kongre, konferans, sempozyum, kurs, canlı cerrahi, wet-lab, tarama muayeneleri çeşitliliğinde (Oturumlar Konferans, yuvarlak masa, panel, debate, interaktif oturum, work-shop, retina kulüp, video kulüp, forum, beceri aktarım kursu vb ) uluslararası bilimsel toplantılar olarak, mütevazi koşullarda düzenlenir.
Madde 3: TCOD müstakil toplantılarına katılım
3.a. TCOD müstakil toplantılarına sadece TCOD Üyeleri katılabilir ve katılım ücretsiz düzenlenir.
3.b. TCOD üyelerinden toplantıya ve de toplantının başkaca bir etkinliğine (Kurs, wet-lab gibi) katılımı nedeniyle herhangi bir katılım ücreti talep edilmez
3.c. TCOD Asıl Üyelerinin toplantıya katılabilmeleri için; bilimsel toplantının yapıldığı sene dahil olmak üzere, aidat borçlarının olmaması gerekir.
3.d. Oftalmoloji dışındaki dalların uzmanları toplantı konuşmalarına talip olamazlar.
3.e. Müstakil bilimsel toplantılarda, yardımcı meslek grupları veya hekim dışı meslek grupları; özel olarak davetli veya konuşmacı olarak davetli olmaları durumunda ancak toplantıya katılabilirler.
3.f. Önceden öngörülen katılım kontenjanı toplantı tarihinden 15 gün öncesine kadar dolmadığı takdirde TCOD Üyesi olmayan Göz Hastalıkları uzmanları ve asistanları ( kimlikleri ile mesleklerini ispatlamaları durumunda ) toplantıya misafir olarak kabul edilebilirler. Ancak bu misafirler için katılım belgesi dahil herhangi bir belge düzenlenmez.
3.g. Bağımsız TCOD Bilimsel Toplantılarına katılımda (özellikle salonların fiziki kapasiteleri kısıtlı olduğunda) öncelik her zaman TCOD Üyelerindedir.
Madde 4: Bütün TCOD ülkelerinin bu toplantılara katılımı ve katkıları yanı sıra, toplantılara ev sahipliği yapmaları da beklenir.
Madde 5: Toplantı tarihi ve toplantı yeri, toplantı tarihinden en az 6 en çok 12 ay önce TCOD-Facebook Gruplarında ve TCOD Web Sitesinde duyurulur.
Madde 6: Toplantıya ev sahipliği yapacak ülkede, kongre merkezi ve konaklama için eğitim kurumlarının, üniversitelerin ve kamu tesislerinin imkanları önceden araştırılır. Uygun bulunan tesisler ile ön rezervasyonlar yapılır.
Madde 7: Bilimsel toplantı giderlerinin tamamı, bu tür organizasyonlara destek imkânı olan ev sahibi ülkenin kamu kuruluşlarının desteği ve hekim-endüstri ilişkisi etik kuralları çerçevesinde firma sponsorluklarıyla karşılanır.
Madde 8: Bilimsel Programda konuşmaya talip olacaklar kayıt formlarını ve öngörülen kurallar çerçevesinde konu başlıklarını, precis metinlerini ve abstractlarını gönderirler. Diğer yandan Bilimsel komite panel oturumları, interaktif oturumlar, retina- ve video kulüp oturumları, work shop ve forum oturumları için konuşmacı davetleri de yapar.
Madde 9 : Ev sahibi ülkenin imkanları ölçüsünde bilimsel toplantıyı daha verimli hale getirecek, canlı cerrahi uygulamaları ile demostrasyonlu work-shop oturumlarına ve wet-lab uygulamalarına programda yer verilmeye çalışılmalıdır.
Madde 10: Bilimsel Program taslağı hazırlanırken, diğer yandan her TCOD ülkesindeki endüstri sektörünün katkıları için firmalarla ön görüşmeler yapılır ve katkı imkanları öğrenilir. Kamu sektöründen ( Örneğin TİKA gibi ) destek alabilmek için projeler hazırlanır. Sponsor destekleri ağırlıklı ve öncelikli olarak genç oftalmologlar için kullandırılmalıdır.
Madde 11: Projelerin onaylanması sonrasında, toplantıyla ilgili her şey en kısa zamanda kesinleştirilir. Toplantı katılımcıları, konuşmacılar, bilimsel program, görev dağılımı TCOD Web Sitesinde periyodik aralıklarla güncellenerek şeffaf bir şekilde üyelerle paylaşılır.
Madde 12: Öngörülen toplantı katılımcı sayısı tamamlanana kadar kayıtlar devam eder.
Madde 13: Toplantıların dili, Türkçe, İngilizce ve Rusça’dır. Sunumlarda dil olarak amaç; bilimsel toplantıya katılan tüm üyelerin anlayabildiği en az bir dilin kullanılmasıdır. Salonda 2 perde bulunmalı, aynı anda 2 projeksiyon cihazı çalışabilir durumda olmalıdır. Sunum İngilizce yapıldığında sunumun tek slayt üzerinden yapılması mümkündür. Türkçe sunumlarda 2.slaytlar Ingilizce veya Rusça olmalı, Rusça sunumlarda, 2.slaytlar Türkçe veya İngilizce olarak hazırlanmalıdır.
Madde 14: Oturumların sonundaki tartışmalarda Türkçe, İngilizce ve Rusça dillerine hakim olan genç oftalmologlardan çevirmen olarak yararlanılır.
Madde 15: Akademik yükselmelere kaynak oluşturması için, en azından konuşmacı slaytlarının tümü, CD ya da DVD ye kaydedilip, katılımcılara dağıtılmalıdır. Ev sahibi ülkenin ya da TCOD Web Sitesinin imkanları ölçüsünde toplantının abstraktları internet ortamından ulaşılabilecek şekilde kayıtlı olmalıdır. Ev sahibi ülkede yayınlanmakta olan hakemli bir oftalmoloji dergisi var ise, sunumların makale metinlerinin ilgili dergiye gönderilebilmesi için imkân yaratılmaya çalışılmalıdır.
Madde 16: Müstakil TCOD Bilimsel Toplantıları öncesinde veya toplantının bilimsel programı tamamlandıktan sonra, TCOD Genel Merkezinin, ev sahibi ülkenin ve ICO’nun desteği ile İngilizce dilinde müstakil bilimsel programa entegre, maksimum yarım günlük satellit TCOD-Genç Oftalmologlar Forumu toplantısı düzenlenir.
TCOD’un, TCOD ÜLKELERİ’nin ULUSAL veya ULUSLARARASI OFTALMOLOJİ BİLİMSEL TOPLANTILARINA ENTEGRE, SATELLİT BİLİMSEL AKTİVİTELERİ
Madde 17: Bağımsız ve Federe Türk Cumhuriyeti ülkelerinde ulusal oftalmoloji bilimsel toplantıları düzenlenirken, organizasyon komitelerinin bilimsel programda TCOD Satellit Oturumu ve / veya oturumlarına yer vermeleri beklenir.
Madde 18: Ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantıları, o ülkelerin kendi inisiyatifleriyle düzenlenen toplantılar olduğundan o ülkede oftalmoloji bilimsel toplantılarının organizasyonu için yazılı hukuki bir düzenleme var ise, bu düzenlemeleri TCOD-MYK (Merkez Yönetim Kurulu), TCOD-BDK (Bilim Danışma Kurulu) ve TCOD-GOK (Genç Oftalmologlar Kolu) kurulları önceden biliyor olmalıdır.
Madde 19: Ülkelerin Ulusal Oftalmoloji Bilimsel Toplantıları, o ülkelerin kendi inisiyatifleriyle düzenlenen toplantılar olduğundan, bu toplantılarda öncelikle o ülkenin koymuş olduğu kurallar geçerlidir.
Madde 20: TCOD Satellit Oturumlarının programı yapılırken hemen her ülkenin ve ev sahibi ülkenin TCOD üyelerine konuşma verilmeye çalışılır. Keza oturum başkanlıkları için de bu hususa dikkat edilir.
Madde 21: TCOD Satellit Bilimsel Oturumu sayısı 1-2 civarında olacak ise, oturumun konusuna göre, her TCOD ülkesinden o konuda temayüz etmiş konuşmacılar seçilmelidir.
Madde 22: TCOD Satellit Bilimsel Oturumlarının programları TCOD Web Sitesinde kolaylıkla ulaşılabilecek şekilde yayında olmalıdır.
YAPTIRIMLAR
Madde 23: Katılımcı yaptırımları: TCOD Biimsel Toplantısına katılım talebi doğrultusunda yaka kartı, katılım belgesi, bilimsel program kitapçığı gibi hazırlıkları yapılmış olduğu halde, toplantı öncesinde geçerli mazeret bildirimi yapmaksızın toplantıya katılmamı olanlar.
- Organizasyonun emeğini boşa çıkarmış oldukları için
- Katılım kontenjanını fuzuli işgal etmiş oldukları için
- Toplantıya katılmayanlar için hazırlanmış olan yaka kartları ve katılım belgeleri toplantıya katılan başkaca bir meslektaşa ve kişilere verilemez.
- Bu kişiler daha sonraki ilk TCOD Bilimsel Toplantısına katılsalar bile onlara katılım belgesi düzenlenmez. Katılım Kredi puanı verilemez.
Madde 24: Oturum Başkanı yaptırımları: Geçerli mazeret bildirmeksizin TCOD Bilimsel Toplantına katılmayanlar.
- Oturum Başkanlığı görevlerini yerine getirmemek suretiyle bilimsel programda zaafa neden oldukları için
- TCOD’un daha sonraki 2 bilimsel toplantısında onlara konuşma ve oturum başkanlığı görevleri verilmez.
- Daha sonraki ilk TCOD Bilimsel Toplantısına katılsalar bile onlara katılım belgesi düzenlenmez. Kredi puanı verilemez.
Madde 25: Konuşmacı yaptırımları: Bilimsel programda sunum görevi üstlenip geçerli mazeret bildirmeksizin toplantıya katılmayanlar.
- a.Sunumu yapmamak suretiyle bilimsel programda zaafa neden oldukları için
a.1: TCOD’un daha sonraki 2 bilimsel toplantısında konuşma talebinde bulunamazlar
a.2: Daha sonraki ilk TCOD Bilimsel Toplantısına katılsalar bile onlara katılım belgesi düzenlenmez. Katılım kredi puanı verilmez.
- b.TCOD Bilimsel Toplantısı için, TİKA gibi kamu kuruluşlarından, ya da yerel kongre organizasyonundan sponsor desteği almış olanlar,
b.1: Sağlanan imkanı telef ettikleri için
b.2: Destek veren kuruma karşı derneği prestij kaybına uğrattıkları için,
b.3: Bir başka üyenin o imkandan yararlanmasına engel oldukları için
b.4: Yaptırımlar 2 misli (4 bilimsel toplantı) olarak uygulanır.
b.5: TİKA desteğini telef etmiş olanlar, bir daha TİKA desteğinden yararlanamazlar.
Madde 26: Genel kural: Kural dışı hareketlerin alışkanlık halinde tekrarı durumunda 2. tekrarda 2 misli, 3. tekrarda 3 misli yaptırım uygulanır ve üye Meslek Onuru Kurulu’na havale edilir.
Madde 27: Yönergenin progresi
27.a. Bu Yönerge 2010 yılında TCOD organlarının görüşüne sunulmuş ve bir taslak oluşturulmuştur. 2 yıllık deneyimlerin değerlendirilmesinden sonra taslak üzerinde gerekli redaksiyonlar yapılarak 02.12.2012 tarihinde, kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
27.b. 2010 yılında oftalmolojinin subspesiyalite dallarında açılmış olan birimlerin, henüz ülkelerin branşlama olgunluğunda olmadığı saptandığından, 2014 yılında yapılan Genişletilmiş MYK Toplantısında birimlerin kapatılmasına karar verilmiştir. Bu nedenle birimlerle ilişkilendirilmiş olan maddeler yönergeden çıkarılmak suretiyle yönerge değişikliği yapılmıştır.
27.c. 2016 yılında TCOD Genel Kurulunda Federe Türk Cumhuriyetlerinden de üye kabulüne karar verilmiştir. Yönergeye bu konuyla ilgili ekler yapılmıştır.
27.d. 2017 yılında TOD Ulusal Kongrelerinde yapılmakta olan TCOD Satellit Oturumları kaldırıldığında yönergeden bu konuyla ilgili maddeler çıkarılmak ve yönergeye ülkelerin ulusal ve uluslararası oftalmoloji Bilimsel Toplantılarına entegre satellit TCOD Bilimsel akviteleriyle ilgili maddeler ilave edilmek suretiyle yönerge değişikliği yapılmıştır.
27.e. TCOD ülkelerinde, uluslararası hukuk bağlamında dernek yapılanmaları oluştukça, TCOD ülkelerinin Ulusal Dernekleri ile ortak toplantılar düzenlemek için ülkelerin yetkilileriyle ön görüşmeler yapılması uygun görülmüştür. Bu mümkün olduğunda ilk deneyimlerden sonra yönergeye bu konuda da ilaveler yapılmasına karar verilmiştir.
27.f. Bu yönergeyi yürütme sorumluluğu TCOD-MYK’ya aittir.